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Automatiser mes tâches pour faire autre chose de plus intéressant

15 Sep 2020 | Je m’inspire

PROBLÉMATIQUE

Je ne voulais pas perdre de temps sur des tâches nécessaires mais fastidieuses pour moi.

J’ai un bazar organisé, où tout est posé en vrac sur mon bureau et où je suis le seul à pouvoir dire où sont notées les choses. Seulement, une fois mon bureau rangé, je m’y perd, et pour transmettre les infos, c’est infernal.
J’avais aussi une problématique de temps, la réservation de mes salles de réunions était devenue une tâche très chronophage, avec des annulations de dernière minute sans prévenir.

MÉTHODE DE RECHERCHE

Je me suis posé la question : Comment automatiser ces tâches pour qu’elles soient correctement faites et que mon temps soit consacré à d’autres choses plus intéressantes et rentables ?

SOLUTION MISE EN PLACE

J’utilise des compétences et des outils qui me facilitent la vie

  • L’accompagnement d’un comptable dès la création de l’entreprise était incontournable pour moi, après un premier exercice peu concluant avec ce comptable, j’ai par le biais d’une connaissance de mon réseau choisi de collaborer avec un autre professionnel. Ce partenariat est essentiel pour moi et doit se passer dans les meilleures conditions.
    Pour pallier à mon désordre de rangement de documents, j’ai cherché aussi des outils pour faciliter la transmission des informations au comptable : factures, frais kilométriques, dépenses… J’ai opté pour une application pour gérer mes frais de route et mes notes de frais : JENJI
    Il me suffit de photographier avec l’application les tickets, ça récupère les infos (HT, TVA, TTC…) et ça génère un excel ou un PDF envoyé directement chez le comptable, sans erreur ni faute de frappe.
  • Pour être certain aussi de payer toutes mes charges et factures et me laisser l’esprit libre, j’ai opté soit pour le prélèvement soit un virement à réception de la facture en ligne. Plus c’est dématérialisé pour moi, mieux c’est.
  • Pour la gestion des réservations, j’ai opté pour un module intégré directement à mon site web. Il me permet d’éviter les no show, puisque les clients paient en ligne pour réserver et l’édition de la facture se fait en automatique. Les clients ont accès aux disponibilités des salles et aux tarifs 24/24H, une fois la salle réservée, ils reçoivent même une invitation pour ajouter l’événement dans leur calendrier et dans le mien aussi, et surtout !

Résultats

Mes investissements financiers pour améliorer l’organisation, me permettent clairement d’avoir plus de temps pour faire autre chose et développer la boite.

La gestion de ces tâches est plus simple, j’ai moins d’emails, je peux partir plus tôt et surtout plus tranquille. Les clients sont plus autonomes aussi et peuvent avoir les réponses à leurs questions même à 1h du matin 🙂

Et pour ajouter à ma sérénité, j’ai désactivé mes alertes emails (ordinateur et portable). Au lancement de l’activité c’est important de réagir vite et d’être sur le pont. Ensuite, passé un certain temps, se détacher des messages permet de gagner en légèreté, sans pour autant perdre en efficacité. 

Jonathan HERMELINE

Créateur et Gérant du The 7Th Element Coworking café à Annecy
– en activité depuis 2018 –
the7th-element.com

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